”Det är hårda tider, min gode vän” utbrister en apatisk hund till Kalle Anka i Carl Barks lustiga berättelse Den talande hunden. Uttalandet stämmer in på många människors liv under det senaste året.
Coronaepidemin har på verkat vardagen på många olika sätt och försvårat många saker. Samtidigt har den tvingat oss att hitta på nya saker samt se på tjänster och dagliga rutiner ur nya perspektiv. Mängden fjärranslutningar har ökat enormt, serviceanvändarna och -leverantörerna har senast nu övergått till nätet, och storleken på sammankomster har begränsats. Alla dessa frågor upptog tankarna hos oss på Verke redan i våras då vi funderade över vad vi skulle göra med evenemanget SomeCamp 2020.
Ännu i början av våren 2020 tänkte vi att det på hösten skulle vara möjligt att ordna SomeCamp fysiskt på traditionellt sätt. Vi hade redan valt och bokat utrymme i Tammerfors till hösten. På våren hade vi även slagit fast temat för lägret. Temat för 2020 var planenlighet. Vi var även själva tvungna att tillämpa planenlighet, eftersom vi kom fram till att evenemanget måste ändra form.
Beslut om att göra på annat sätt
I slutet av april började det stå klart att det inte vore bra att ordna evenemanget fysiskt på traditionellt sätt, ens på hösten. Vi avbokade lokalerna och omarbetade delvis programmet, så att det fick ett format som lämpar sig för nätet. I maj meddelade vi officiellt att evenemanget har ett nytt koncept och att SomeCamp flyttar till nätet.
SomeCamp på nätet var en stor utmaning, men samtidigt gav det oss frihet att undersöka evenemanget och dess struktur på ett helt nytt sätt. Vi konsulterade några aktörer om hur man ordnar evenemang på nätet och fick bra tips för de praktiska arrangemangen, till exempel pausernas längd och instruktioner som skulle skickas ut i förväg. Vi funderade särskilt mycket över hur vi skulle kunna ordna ett så tydligt evenemang som möjligt för deltagarna, eftersom det fanns många fristående delar. Dessutom ville vi möjliggöra ett interaktivt program och även erbjuda intressant innehåll. Ingen lätt uppgift!
Program och talare
Vi visste redan i förväg vad den största utmaningen skulle bli – hur skulle vi möjliggöra de fria diskussionerna och nätverksbyggandet som är karakteristiska för SomeCamp? Vi tänkte genast att det troligtvis är svårare att hantera och inkludera ett stort antal deltagare på nätet. Det gav upphov till en idé om små grupper som arbetar veckovis. I grupperna skulle deltagarna få möjlighet att fördjupa sig i ett tema, men även lära känna de övriga deltagarna närmare vid sidan av arbetet. Som teman för de tre grupperna valdes digital teknologi i gruppverksamhet, sociala medier och bottar inom ungdomsarbetet. Under arbetet delades varje grupp in i ännu mindre undergrupper.
Deltagarna samlades alltid en gång i veckan kring det valda temat i större grupper, där de gick igenom huvuddragen. Arbetet fortsatte därefter i mindre grupper. Verkes anställda var ledare för grupperna, och varje ledare hade fria händer när det gällde att driva grupperna framåt under de fyra veckorna (30.9–21.10.2020). Gruppdeltagarna fick själva bestämma hur mycket tid de använde till uppgifterna och på vilka sätt de var i kontakt med varandra utanför det officiella programmet.
Vi bestämde att SomeCamp 2020 skulle sluta med några intensiva dagar, ”intensivdagar”. (Som namnet säger ville vi göra programmet intensivare under dessa dagar). Eftersom kostnaderna för inkvartering och logistik var nästan lika med noll, kunde vi den här gången erbjuda evenemanget kostnadsfritt till alla, men även satsa på talarna och det kompletterande materialet.
Vi bestämde oss för att bjuda in talare som helt och hållet är verksamma utanför ungdomsarbetet. Tanken var att vi skulle kunna utnyttja de saker som talarna lyfte fram även inom ungdomsarbetet. Tanken bakom huvudtalarnas anföranden var hela tiden planmässighet och att lyfta fram den.
Syftet med intensivdagarna var att i högre grad involvera deltagarna i evenemanget och erbjuda dem möjligheter att delta på olika sätt. Därför ordnade vi en session för frågor och svar efter varje talare, där alla hade möjlighet att ställa frågor. Till vår glädje var deltagarna mycket aktiva under dessa sessioner.
Planenlighet som bakgrund
Enligt erfarenheterna hos Verkes anställda förblir digitala lösningar tyvärr ofta en fristående enhet som inte beaktas på ett övergripande sätt inom ungdomsarbetet. Av den orsaken ansåg vi att det var viktigt att behandla planmässighet ur det digitala ungdomsarbetets perspektiv. Ett systematiskt grepp inom verksamheten ger utrymme för att granska digitala lösningar på ett mer övergripande sätt och reflektera över dem i relation till exempelvis den egna organisationens strategiska mål, verksamhetsplan och samarbetsparters verksamhet. På detta sätt elimineras onödig överlappning i funktionerna och egna organisationens mål genomförs på ett fokuserat sätt. Detta gäller vilket delområde som helst av ungdomsarbetet. Ett systematiskt angreppssätt gentemot arbetet inverkar positivt även på det övriga ungdomsarbetet, förutom det digitala.
Under SomeCamp hade deltagarna möjlighet att vid sidan om grupparbetet utföra fördjupade övningar kring planenlighet. På basis av de tankar som samlats in i gruppaktiviteterna intensifierades arbetet under intensivdagarna. Med hjälp av detta strävade vi efter att vidareutveckla de tankar och observationer som kommit fram under grupparbetet.
Närmare deltagarna med små medel
Det var viktigt för oss att förmedla budskapet om att vi gör SomeCamp tillsammans till deltagarna. Eftersom SomeCamp traditionellt har varit ett läger, skickade vi i förväg ut ett litet överlevnadskit med valfritt morgonkaffe eller -te, samt lite kompletterande material och annat seminariematerial. På så sätt gjorde vi kaffepaus möjligt för de som ville att ta pauser under intensivdagarna.
Av samma anledning ville vi även ordna kvällsprogram. Trots det nya konceptet ville vi erbjuda välbekanta element från SomeCamp. Samtidigt uppfyllde vi ett önskemål från deltagarna om att ordna en frågesport, som även det är något av en tradition i SomeCamps program. Utifrån responsen var det dock mycket förståeligt att inte alla orkade delta i kvällsprogrammet efter långa lägerdagar. Framöver skulle det säkert vara värt att testa lösningar med tidsmässigt mer avgränsat program och friare program under dagarna.
Under motorhuven
Vi hade redan bestämt oss för att sträva efter att erbjuda ungefär lika många deltagarplatser som vi skulle ha erbjudit till ett fysiskt evenemang. Till sist fastställde vi antalet platser till 50, och det är möjligt att det blev några fler. Det var fint att märka att platserna fylldes nästan lika snabbt som under åren innan. Det fanns helt klart en efterfrågan på ett SomeCamp även via nätet!
Att flytta evenemanget till nätet förde med sig en del utmaningar när det gäller presentation, kontakter och information. De videokonferenstjänster och övriga nödvändiga tjänster som skulle användas var ordentligt under lupp i början av planeringsskedet. Antalet deltagare var ett av de viktigaste kriterierna när vi skulle välja den lämpligaste plattformen. Tjänsten måste även vara tydlig att använda. Utöver traditionell e-post och kommunikation i sociala medier valdes till slut Zoom, Discord, LineUpr samt Google Sheets, Docs och Jamboard som program och tjänster som skulle användas under SomeCamp. Det viktigaste för oss var att evenemanget skulle vara så smidigt som möjligt för deltagarna.
Även om vi upplevde att evenemanget var lyckat och såg tekniskt sett bra ut utifrån, finns det ännu mycket vi kan förbättra, såvida vi ordnar evenemang på nätet även framöver. Ett tydligt förbättringsområde som lyftes fram i både vår egen respons och responsen från deltagarna var tidsplanen, antingen fanns det för mycket eller för lite tid.
En tydlig tidsplan och tydliga roller i manuskriptet för evenemanget för arrangören hjälper mycket. Även om vi hade skrivit ner evenemangets gång inklusive allas roller i vårt interna ”team script”, skulle vi ha kunnat göra det ännu mer detaljerat. Ju mer detaljerat, desto bättre. På basis av responsen vi fått skulle det även vara bra att omarbeta evenemangets programavsnitt. Vi vet nu bättre hur länge vissa programavsnitt räcker och på vilket sätt exempelvis en del av övningarna i programmet kräver handledning och aktivitet av ledaren.
En viktig del av evenemangets anatomi var tekniken och resurserna som behövdes för den. Eftersom evenemanget ordnades på distans på nätet, var det främst fråga om presentationsteknik och hantering av anslutningar. Tyvärr förekom det tekniska problem under hela evenemanget, trots att allt hade testats och kontrollerats i förväg. Framöver skulle en person behöva ägna hela sin arbetstid åt tekniken och en annan person helt och hållet arbeta med faciliteringen på den digitala plattformen. Även detta är en fråga om roller. Ett alternativ skulle vara att helt och hållet utlokalisera sändningen och den tekniska delen, och då skulle det vara möjligt för Verke att fokusera på övrigt innehåll.
Det var intressant att se hur andra delar av evenemangsarrangemangen blev viktiga, då SomeCamp ordnades på nätet istället för på traditionellt sätt. Eftersom även nästan alla vi anställda deltog på distans, måste vi noggrant följa med olika kommunikationsmedier för kommunikationen med såväl deltagare som kolleger. När man ordnar evenemang på nätet är det inte möjligt att snabbt rycka någon i ärmen eller utbyta tankar när man möts i korridoren.
Temat för SomeCamp 2020 var planenlighet. Planenlighet omfattar testning, respons och vidareutveckling. Vi har fått mycket respons och även gått igenom våra egna erfarenheter av och tankar om evenemanget. För vår del sker vidareutvecklingen nu, och strax efter nyår fattar vi beslut om fortsättningen för SomeCamp. Redan under våren måste vi börja planera och ordna för följande eventuella evenemang.
